Im Laufe eines Jahres sammeln sich jede Menge Dokumente und Belege an. Vielen stellt sich da zum Jahresende die Frage: Was davon kann weg und was gehört in die Ablage? Michaela Rassat, Juristin der ERGO Rechtsschutz Leistungs-GmbH, weiß, welche Aufbewahrungsfristen bei Handwerkerrechnungen, Steuerunterlagen, Kassenbelegen und Kontoauszügen zu beachten sind und in welchen Fällen eine digitale Ablage ausreicht.
Handwerkerrechnungen: Mindestens zwei, manchmal besser fünf Jahre
Mieter und Eigentümer müssen Rechnungen und Zahlungsbelege über Reparatur- und Wartungsarbeiten in der Wohnung oder im Haus zwei Jahre aufbewahren. „Diese Frist ist im Umsatzsteuergesetz festgelegt und dient der Bekämpfung der Schwarzarbeit“, erklärt Michaela Rassat. Sollte der Kunde die Belege auf Nachfrage des Finanzamtes innerhalb dieser Zeitspanne nicht vorweisen können, droht ihm ein Bußgeld von bis zu 500 Euro. „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem der Handwerker die Rechnung gestellt hat.
So sollten Verbraucher beispielsweise eine im November 2020 ausgestellte Rechnung erst nach dem 31. Dezember 2022 vernichten“, so die Rechtsexpertin. Auch um Gewährleistungsansprüche wahrnehmen zu können, empfiehlt sich die Aufbewahrung von Rechnungen als Beweismittel. Bei Renovierungen oder kleineren Reparaturen beträgt die Gewährleistungsfrist zwei Jahre. Bei Arbeiten an der Bausubstanz oder an Dingen, die fest mit dem Haus verbunden sind – etwa einer Dachsanierung – sind es sogar fünf Jahre. Die Frist beginnt mit der Abnahme der Arbeit durch den Kunden. Haben die Vertragspartner die Anwendung der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) vereinbart, gelten abweichende Gewährleistungsfristen.
Kaufverträge, Quittungen und Kassenbons: Mindestens zwei Jahre
Da der Gewährleistungsanspruch bei beweglichen Gegenständen in der Regel nach zwei Jahren endet, sollten auch Kaufverträge, Quittungen und Kassenbons mindestens für diese Zeitspanne in die private Ablage wandern. „Denn im Falle einer Reklamation sind die Unterlagen dringend erforderlich“, so Rassat. Falls der Händler dem Käufer eine freiwillige Extragarantie gewährt hat, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend. Bei teuren Anschaffungen empfiehlt Rassat, die Unterlagen dauerhaft aufzubewahren. Denn im Fall eines Verlustes oder bei Beschädigung können sie ein wichtiger Nachweis über den Wert des Gegenstandes sein.
Steuerunterlagen: Mindestens vier Jahre, besser zehn Jahre
„Enthält der Steuerbescheid den Vermerk ‚vorläufig‘ oder ‚unter Vorbehalt der Nachprüfung‘, sollte er auf jeden Fall in die private Ablage“, empfiehlt die Rechtsexpertin. Dann laufen womöglich noch Gerichtsverfahren um steuerliche Grundsatzfragen. An einem vorläufigen Steuerbescheid kann das Finanzamt erst dann nichts mehr ändern, wenn die Ungewissheit geklärt und ein weiteres Jahr vergangen ist. Zudem wichtig zu wissen: Das Finanzamt kann selbst einen Steuerbescheid ohne Vorläufigkeitsvermerk noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern, falls es ihn nachträglich für fehlerhaft hält. Besteht der Verdacht auf leichtfertige Steuerverkürzung oder sogar Steuerhinterziehung, endet die sogenannte Festsetzungsfrist, nach deren Ablauf das Finanzamt nichts mehr ändern darf, sogar erst nach zehn Jahren. Daher rät Rassat, nicht nur Steuererklärungen, sondern auch Belege so lange aufzubewahren.
Kontoauszüge: Drei Jahre
Häufig herrscht Unsicherheit bei der Aufbewahrung von Kontoauszügen. „Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt es hier nicht“, so die ERGO Expertin. Sie rät, die Auszüge drei Jahre zu behalten. Das entspricht der Verjährungsfrist für Kaufpreiszahlungen. Das heißt: Verkäufer haben für diesen Zeitraum einen Zahlungsanspruch. Sollte es zu einem Streit mit dem Händler über die Bezahlung kommen, können Käufer so belegen, dass sie die Zahlung tatsächlich geleistet haben. Die Auszüge können in ausgedruckter Form oder digital abgelegt werden.
Digital oder auf Papier?
Kassenbons sind meist noch auf Papier gedruckt, während viele Verbraucher beispielsweise Kontoauszüge online abrufen. Was gilt daher für die Ablage? „Wer ein Dokument digital erhält, kann es auch digital speichern“, informiert Rassat. Bei wichtigen Unterlagen am besten mehrere Sicherheitskopien auf unterschiedlichen Speichermedien anlegen. Die Papierform ist bei Verträgen, etwa bei einer Lebensversicherungspolice, oder Urkunden wie zum Beispiel Geburts- und Heiratsurkunden zwingend. Denn nur die Originale gelten beispielsweise vor Gericht.