Geht es um die Planung des Betriebsfestes, kommt es zu Fragen innerhalb der Belegschaft. Entgegen dem Schein ist die zentrale Planung aber wenig anspruchsvoll. Einen kurzen Überblick über die wichtigsten Etappen gibt der folgende Ratgeber.
Die drei großen W: Wer, wo und wie?
Im Team wäre zunächst zu klären, ob Gäste als Begleitung zur Feier dürfen oder das Fest ausschließlich den Angestellten vorbehalten ist. Über das berufliche E-Mail-Netzwerk kann der Betriebsrat einen Newsletter mit allen wichtigen Details zum Event senden. Populär sind zudem offene Town Hall Meetings, bei denen sich alle Interessierten mit Vorschlägen zu Wort melden.
Auch eine Location für die Fete ist schnell gefunden. Weingüter zählen zu den beliebtesten Veranstaltungsorten. Ebenso bieten sich Schlösser, Eventhallen oder Wirtshäuser an. Typischerweise finden die meisten Firmenfeiern während der warmen Jahreszeit statt. Im Sommer sind die Außentemperaturen angenehm und Betriebe sparen sich die Heizkosten und Raumplanung. Zudem ist durch die langen Tage mit kurzen Nächten weniger Beleuchtung erforderlich. Ferner ergeben sich Möglichkeiten für ein buntes Unterhaltungsprogramm an der frischen Luft. Ein kleiner Wermutstropfen ist, dass gerade in den Sommerferien viele Angestellte mit Kindern im Urlaub verweilen. Jedoch lässt sich der Termin auf ein früheres oder späteres Datum legen, etwa im zumeist sonnigen September. Eine Absprache mit dem Betriebsrat empfiehlt sich.
Bei der Planung müssen sich die Vorgesetzten in Absprache mit den Beschäftigten um Überdachungs- oder Ausweichmöglichkeiten bemühen. Im Zweifelsfall sollten die Beteiligten ein Eventzelt kaufen, um ausreichend Schutz vor unangenehmen Witterungsverhältnissen zu haben. Die Modelle aus dem Großhandel dienen speziell für Festlichkeiten und gewähren einer großen Anzahl von Menschen Schutz sowie Rückzugsmöglichkeiten. Im Team wäre zu diskutieren, welche Art sich am besten eignet. Beispielsweise sind mittelständische Betriebe oder Verwaltungen mit einem breiten Eventzelt optimal beraten. Für kleinere Unternehmen sind wiederum Pagodenzelte von Interesse. Ihr gemütlicher Charakter sorgt für eine heimelige Stimmung. Weitere Modelle finden sich unter anderem bei https://www.tenttrading.com/de/.
Basta-Politik und Ansagen von oben schaden der Zufriedenheit
Ob die Musik, das Essen oder die Spiele: Das Programm sollte man nie im Stil eines "Basta!" von oben vorgeben. Im Idealfall beteiligen sich alle Parteien basisdemokratisch an der Planung. Ansonsten kommt Frustration unter den Mitarbeitern auf und die Stimmung kippt ins Negative. Zu Beginn können die Angestellten eine Art offenes Brainstorming veranstalten und ihre Wünsche sowie Vorschläge einbringen. Anschließend greift das Plenum die zentralen organisatorischen Punkte auf und diskutiert sie. Mithilfe von modernen Tools wie Umfragen erhalten die Planer ein erstes Stimmungsbild in der Belegschaft. Unsinnige oder unrealistische Vorschläge werden so im Voraus aussortiert.
Finanzielle Fragen nicht ausklammern
Kein Zweifel, Betriebsfeste gelten als äußerst kostspielige Angelegenheit. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen auf einen gewissen Eigenanteil der Mitarbeiter. Letzterer deckt die Kosten aber selten. Für gewöhnlich bezahlen Firmen die Ausgaben durch Aufwendungen aus dem Betriebsvermögen bzw. dem Umsatz. Natürlich können auch Spenden für diesen Zweck verwendet werden. Wichtig ist lediglich, dass alle Kosten nachvollziehbar sind und späteren Prüfungen standhalten. Im Zweifelsfall sollten Unternehmer steuerlichen Rat suchen, um spätere Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.