Im Laufe eines Lebens sammeln sich eine Menge Dokumente im Privathaushalt an. Noch erheblicher ist das Papieraufkommen in Unternehmen. Digital und analog ist eine sinnvolle Archivierungsstrategie die einzige Chance gegen Datenverlust.

Privat wie geschäftlich Archivierung nach dem Ampelprinzip organisieren

Nicht jedes Schriftstück muss automatisch lebenslang aufbewahrt werden. Privathaushalte können in einem Zweijahresrhythmus ihr Ablagesystem nach abgelaufenen Versicherungspolicen, alten Rechnungen oder erfüllten bzw. erledigten Verträgen durchsehen. Firmen können nicht so schnell wegwerfen. Sie müssen für zehn Jahre oder länger Unterlagen möglichst wohl sortiert für behördliche Prüfungen oder eigene Kontrollzwecke aufbewahren. Experten empfehlen die Archivierung nach der Ampel, also rot für immer, gelb für zehn Jahre und grün nach individuellem Archivierungswunsch. Zusätzlich sollte es mindestens im Privathaushalt einen Notfallordner für unwiederbringlich einmalige Dokumente geben, der für den Zugriff späterer Hinterbliebener vorgesehen ist.

Nummerierung als chronologische Archivierungshilfe

Als weiterhin unersetzliches Geschäftspapier können Massenformulare, zum Beispiel Endlossätze von www.druck-bruehl.de/endlossaetze/ mit Seitennummerierung beauftragt werden. Ausfüllt werden bei diesen Einzelformularen nur noch die individuellen Datenbestandteile. Beim Archivieren ist so eine grundlegende, chronologische Reihenfolge vorgegeben. Zeitliche Verwechslungen sind damit ebenso ausgeschlossen wie Namensdreher oder Fehltausch von Geschäftsvorgängen. Digital folgt die Archivierung ähnlichen Prinzipien, wobei der Datenzugriff durch die Eingabe von Stichwörtern schneller gelingt. Dennoch kann auch hier durch Nummerierungen im Dateinamen eine Verwechslung verschiedener Geschäftsunterlagen vermieden werden.

Papierarchive räumlich unterteilen

Bei großen Archivierungskellern sind Ordnungssysteme in verschiedene Wandregale und Ordnerschränke unterteilt. In kleinen Archiven genügt schon die farbliche Kennzeichnung der Schränke, um nicht zwecklos und chaotisch nach bestimmten Unterlagen zu suchen. Ist kein Platz für mehrere Schränke, sollte mindestens an der Schubladenfront oder Schranktür ein grüner, gelber und roter Punkt die Ampelablage unterteilen. So finden sich auch Erstbesucher im Archiv zügig und präzise zurecht. Eine räumliche Unterteilung ist in manchen datenbrisanten Branchen sogar vom Gesetzgeber und den Finanzbehörden vorgeschrieben.

Archivierte Vertragsunterlagen besonders schützen

Mit der Digitalisierung können verlorene Dokumente der Kategorie rot (ist gleich für immer) oft bei Behörden auf Anfrage nachgefertigt werden. Verlass ist darauf allerdings nicht, wenn es sich beispielsweise um Dokumente von vor Beginn der behördlichen Digitalisierung handelt. Liegen alte Papierakten dieser Priorität vor, gehören sie nicht nur farblich gekennzeichnet, sondern auch physisch vor Diebstahl, Feuchtigkeit und Brandgefahr geschützt. Die brisantesten Dokumente lagern am besten in einem Panzerschrank. Von dort können sie beispielsweise zur Vertragsvorbereitung eines Unternehmensverkaufs durch https://msc-mittelstand.de/ schnell hervorgeholt und anschließend wieder felsenfest verwahrt werden.

Papierakten nach der Aufbewahrung datensicher vernichten

Grün archivierte Papierdokumente können irgendwann weggeworfen werden. Genau, wie sensible Daten in Digitalarchiven vor unbefugtem Datenklau und Zugriff geschützt werden, ist das datensichere Vernichten Pflicht für Privatpersonen und Unternehmen. Aus dem eigenen Aktenvernichter ist keine gesetzeskonforme Vernichtung gewährleistet. Vielmehr bieten zertifizierte Entsorgungsfachbetriebe nach DIN 66399 die Komplettvernichtung direkt im Archiv an. Solche Daten lassen sich beim besten Willen und mit aller kriminellen Energie nicht wiederherstellen.

Fazit:
Papierablage ist räumlich aufwändiger als digitale Archivierung. Ampelablage hilft klassisch und online bei der Orientierung von lebenslang wichtig bis nach bestimmter Zeit entbehrlich. Am besten hält ein Notfallordner im Privathaushalt und ein Panzerschrank im geschäftlichen Archiv die wichtigsten Unterlagen für befugte dritte Personen (Erben oder zuständige Mitarbeiter) bereit.