Remote- und Hybridarbeit sind seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie vor mehr als einem halben Jahrzehnt weit verbreitet. Dieser Ansatz bietet sowohl Mitarbeitenden als auch Organisationen zahlreiche praktische Vorteile und bleibt daher attraktiv. Um jedoch das Beste aus Remote-Arbeitenden herauszuholen, muss ein Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um seine Daten zu schützen.
In den meisten Fällen gelingt dies, indem die richtigen Verfahren festgelegt und klar kommuniziert werden. Hier werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Maßnahmen.
Eine klare Sicherheitsrichtlinie für Remote-Arbeit erstellen
Zunächst ist es wichtig, dass Remote-Mitarbeitende die Regeln verstehen, an die sie sich halten sollen. Das bedeutet, dass die Erwartungen des Arbeitgebers absolut klar und unmissverständlich formuliert sein müssen. Wie diese Regeln im Detail aussehen, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Bestimmte Grundprinzipien sind jedoch überall gleich.
So sollten Passwörter stark sein und idealerweise mithilfe einer Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie eines Passwortmanagers gespeichert werden. Mitarbeitenden kann außerdem untersagt werden, mit Unternehmensdaten auf Geräten zu arbeiten, die nicht vom Unternehmen bereitgestellt wurden.
Halten Sie diese Regeln in einem Dokument fest. Dieses sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert sowie neuen Mitarbeitenden im Rahmen eines Online-Onboarding-Prozesses zur Verfügung gestellt werden.
Verbindungen mit einem VPN absichern
Wenn Mitarbeitende öffentliches WLAN oder selbst ihr heimisches WLAN nutzen, besteht ein erhöhtes Angriffsrisiko. Router für den Privatgebrauch verfügen häufig nicht über die Sicherheitsfunktionen, die in professionellen Büroumgebungen üblich sind.
Hier kommt ein VPN ins Spiel. Es verhindert das Mitlesen von Daten, indem es Informationen verschlüsselt, bevor sie an einen entfernten Server gesendet werden. So wird sichergestellt, dass sensible geschäftsbezogene Daten weder abgefangen noch offengelegt werden können. Unternehmen sollten dabei ein spezielles VPN für Unternehmen in Betracht ziehen, da dieses Funktionen bietet, die bei Lösungen für Privatnutzer meist fehlen.
Zugriff auf wesentliche Daten beschränken
Da nicht jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten benötigt, ist ein umfassender Zugriff in der Regel nicht sinnvoll. Daten sollten nur dann zugänglich sein, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Dies kann das Risiko für das Unternehmen erheblich reduzieren. Wird ein einzelnes Konto kompromittiert, ist es unwahrscheinlich, dass Angreifende Zugriff auf die gesamte Unternehmensdatenbank erhalten.
Der Datenzugang kann außerdem durch Multi-Faktor-Authentifizierung weiter eingeschränkt werden. Beim Login kann beispielsweise zusätzlich ein biometrisches Merkmal wie ein Fingerabdruck erforderlich sein.
Mitarbeitende darin schulen, Bedrohungen zu erkennen
Ohne die richtigen Fähigkeiten und Kenntnisse kann keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter vollständig gegen Online-Bedrohungen gewappnet sein. Daher ist eine angemessene Schulung ein wesentlicher Bestandteil der Einarbeitung von Remote-Arbeitenden. Alle sollten sich beispielsweise der Gefahren von Phishing bewusst sein. Schon wenige Minuten gezielter und gut strukturierter Schulung können den Unterschied ausmachen – zwischen einem unachtsamen Klick auf einen schädlichen Link und einem kurzen Innehalten mit kritischer Prüfung.
